Lead UX Designer

Oświadczam, że zapoznałem/am się z poniższą procedurą przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych obowiązującą w Simteract S.A. Procedura przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych obowiązująca w Simteract S.A. I. Wstęp 1. Niniejsza procedura (dalej: Procedura) określa zasady przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych w Simteract S.A. Procedura stanowi realizację przepisu art. 8 ust. 1 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz art. 24 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. 2. Celem Prcedury jest skuteczne wykrywanie przypadków naruszeń prawa, o których mowa w pkt. III. 1 poniżej, zapobieganie nielegalnym działaniom oraz poprawa warunków w pracy w Simteract S.A. 3. Simteract S.A. zobowiązuje się do ochrony praw osób zgłaszających naruszenia prawa poprzez zapewnienie poufności procesu informowania o nieprawidłowościach. II. Definicje 1. Definicje użyte w niniejszej procedurze oznaczają: a. Pracodawca należy przez to rozumieć Simteract S.A.; b. Sygnalista rozumie się przez to osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu w kontekście związanym z pracą (np. pracownika, współpracownika, kontrahenta, klienta); c. Procedura rozumie się przez to niniejszy dokument pod nazwą Procedura przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych obowiązująca w Simteract S.A. d. Komisja - rozumie się przez to osoby odpowiedzialne za przyjmowanie oraz rozpatrywanie zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa, tj. Head of People and Culture oraz Głównego Specjalistę ds. Kadr i Płac e. Rejestr Zgłoszeń Nieprawidłowości (Rejestr) rozumie się przez to rejestr prowadzony w związku z dokonywanymi zgłoszeniami III. Zakres przedmiotowy i podmiotowy Procedury 1. Przedmiotem zgłoszenia mogą być wszelkie naruszenia prawa, tj. działania bądź zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące: 1) korupcji, 2) zamówień publicznych, 3) usług, produktów i rynków finansowych, 4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, 5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, 6) bezpieczeństwa transportu, 7) ochrony środowiska, 8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, 9) bezpieczeństwa żywności i pasz, 10) zdrowia i dobrostanu zwierząt, 11) zdrowia publicznego, 12) ochrony konsumentów, 13) ochrony prywatności i danych osobowych, 14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, 2 15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, 16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, 17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 116. IV. Dokonywanie zgłoszeń 1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia w następujący sposób: a. w postaci elektronicznej za pośrednictwem adresu e-mail: sygnalista@simteract.com 2. Osobami wyznaczonymi do przyjmowania oraz rozpatrywania zgłoszeń są osoby zatrudnione na stanowiskach Head of People and Culture oraz Głównego Specjalisty ds. Kadr i Płac, odbierające zgłoszenia za pośrednictwem kanałów komunikacji określonych w pkt. 1 powyżej. 3. Zgłoszenie powinno zostać dokonane w języku polskim i powinno zawierać w szczególności: a. Imię i nazwisko osoby dokonującej zgłoszenie b. Stanowiska lub innej informacji o kontekście związanym z pracą c. Dane kontaktowe do celów informowania Sygnalisty o etapach procedowania zgłoszenia i ewentualnych wyjaśnień lub uzupełnień d. Datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia i pozyskania informacji o naruszeniu e. Opis nieprawidłowości wraz ze wskazaniem osoby, która dopuściła się naruszenia f. Opis okoliczności, w których zgłaszający dowiedział się o naruszeniu g. Inne okoliczności mające znaczenie dla sprawy h. podpis 4. W terminie 7 dni od przyjęcia zgłoszenia Sygnalista otrzyma potwierdzenie tego faktu. 5. Jeżeli Sygnalista nie poda adresu do kontaktu nie otrzyma potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i nie będzie informowany o podejmowanych działaniach dotyczących zgłoszenia. 6. Zgłoszenie powinno być dokonywane w dobrej wierze (tj. odnosić sie do zdarzeń, które w rzeczywistości zaistniały i mogą stanowić potencjalne naruszenie. Sygnalista zobowiązany jest do dokonywania zgłoszeń w sposób zgodny z Procedurą. 7. Zgłoszenia dokonane anonimowo nie będą rozpatrywane V. Postępowanie ze zgłoszeniem 1. Pracodawca upoważnia dwuosobową Komisję Zgłoszeń Wewnętrznych (dalej: Komisja) w skład której wchodzą następujący Pracownicy na stanowiskach: Head of People and Culture, Główny Specjalista ds. Kadr i Płac jako zapewniające bezstronność osoby upoważnione do podejmowania, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych, tj. do weryfikacji zgłoszenia i komunikacji z Sygnalistą, a w tym do występowania o dodatkowe informacje i przekazania Sygnaliście informacji zwrotnej. 2. Dostęp do zgłoszeń będą posiadać wyłącznie osoby powołane, w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych zadań. 3. Wyznaczone osoby o których mowa w ust. 1 powyżej są zobowiązane do: a. Przyjmowanie i potwierdzanie Sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu e-mail do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie b. Wstępnej oceny zgłoszenia 3 c. Kontaktowanie się z Sygnalistą w przypadku wątpliwości co do właściwej oceny przedmiotu naruszenia, w celu uzupełniania przekazanch informacji d. Przekazania Sygnaliście treści informacji o zasadach przetwarzania danych osobowych e. Przekazywania Sygnaliście informacji zwrotnej w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną f. Odebrania zgody na ujawnienie tożsamości, jeżeli Sygnalista wyrazi taką zgodę i przekazanie informacji o konsekwencjach ujawnienia tożsamości g. Pozostawanie w kontakcie z Sygnalistą i informowanie go o etapach procedowania zgłoszenia h. Informowanie Sygnalisty o podjętych działaniach następczych i. Terminowego i rzetelnego prowadzenia rejestru zgłoszeń 4. Simteract S.A. upoważnia osoby wyznaczone do przyjmowania zgłoszeń zgodnie z obowiązującymi wewnętrznymi regulacjami z zakresu polityki bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych. Nadane upoważnienia określają szczegółowy zakres czynności, do wykonywania których będą upoważnione wyznaczone osoby. 5. W każdym przypadku Head of People and Culture oraz Główny Specjalista ds. Kadr i Płac, jak również każda osoba, która uzyska jakiekolwiek informacje związane ze zgłoszeniem dokonywanym przez Sygnalistę lub też otrzyma takie informacje w związku z jego rozpatrywaniem, jest zobowiązana do zachowania w odniesieniu do nich ścisłej poufności. Obowiązek zachowania poufności dotyczy w szczególności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu i obejmuje informacje, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. VI. Rozpatrywanie zgłoszeń 1. Rozpatrzenia zgłoszenia wewnętrznego dokonuje Komisja Zgłoszeń Wewnętrznych, których zadaniem jest merytoryczna ocena treści zgłoszenia. 2. Simteract S.A. zastrzega sobie jednak, że w skład Komisji nie mogą wchodzić następujące osoby: a. Sygnalista b. Osoba, której dotyczy zgłoszenie c. Osoba wskazana w treści zgłoszenia d. Osoby związane powiązaniami personalnymi lub służbowymi z Sygnalistą, osobą, której dotyczy zgłoszenie lub osobą wskazaną w treści zgłoszenia e. Osoba, której udział w rozpatrywaniu zgłoszenia mógłby wywołać wątpliwości co do jej bezstronności. 3. W przypadku gdy zgłoszenia dokona osoba wymieniona w pkt.VI pkt 2 Simteract S.A. zastrzega sobie prawo do upoważnienia nowej Komisji Zgłoszeń Wewnętrznych na czas rozpatrywania tego konkretnego zgłoszenia. 4. Komisja uprawniona jest do: a. Dostępu do dokumentów i informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego b. Uzyskiwania wyjaśnień, pisemnych i ustnych od kierowników departamentów, pracowników i szeroko rozumianego personelu Simteract S.A. c. Dostępu do pomieszczeń i infrastruktury technicznej, w tym telefonów, komputerów i nośników informacji w zakresie niezbędnym do wyjaśniania zgłoszenia oraz przy poszanowaniu zasad ochrony danych osobowych i ochrony tajemnicy korespondencji d. Przeprowadzenia przeszukania i zabezpieczenia dowodów w zakresie związanym z treścią zgłoszenia e. Kontaktowania się z Sygnalistą w celu uzyskania informacji wyjaśniających 5. Każdy z członków komisji działa w oparciu o stosowne upoważnienie udzielone przez Zarząd Simteract S.A. 6. Każdy z członków Komisji jest zobowiązany do podpisania oświadczenia dotyczącego poufności. 4 6. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, Komisja sporządza protokół lub notatkę. VII. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych 1. Simteract S.A. prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych (dalej: Rejestr). Wpisów w rejestrze dokonują osoby wyznaczone i wskazane w pkt. V pkt. 1. 2. Wpisy w rejestrze dokonywane są w sposób zapewniający poszanowanie zasad ochrony danych osobowych. Osoby dokonujące wpisów zapewniają przechowywanie rejestru w sposób zabezpieczający go przed dostępem osób nieuprawnionych oraz zniszczeniem. 3. Rejestr prowadzony jest w formie elektronicznej. 4. W rejestrze utrwalane są następujące informacje: a. Numer zgłoszenia b. Przedmiot naruszenia prawa c. Data dokonania zgłoszenia d. Dane osobowe sygnalisty e. Adres do kontaktu sygnalisty f. Dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie g. Informacja o podjętych działaniach następczych h. Data zakończenia sprawy 5. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. VIII. Postanowienia końcowe 1. Procedura obowiązuje od dnia 02.10.2024 2. Do stosowania postanowień Procedury zobowiązani są wszyscy pracownicy i inne osoby wchodzące w skład personelu Simteract S.A

Polityka prywatności / privacy policy: 1. Administrator danych: SIMTERACT SPÓŁKA AKCYJNA z siedzibą 20-262 Lublin, ul. B. Dobrzańskiego 3, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Lublin Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000847596, NIP: 9462665230, REGON: 366109153. Email: praca@simteract.com 2. Cel przetwarzania danych: realizacja procesów rekrutacji oraz wypełnienie ciążących na administratorze danych obowiązków prawnych wynikających z prawa Unii Europejskiej lub prawa polskiego. 3. Podstawa prawna: Kodeks Pracy art. 22(1) oraz Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) art. 6. 4. Wymóg podania danych: Podanie danych w zakresie określonym przepisami kodeksu pracy jest dobrowolne, ale niezbędne do udziału w rekrutacji. Podanie dodatkowych danych osobowych jest dobrowolne. 5. Okres przetwarzania i przechowywania danych: Dane zbierane w celu realizacji procesu rekrutacji będą przetwarzane przez okres 12 miesięcy, a dane zbierane w celu prowadzenia przyszłych rekrutacji będą przetwarzane przez okres 24 miesięcy od momentu otrzymania zgłoszenia. Dane będą przechowywane w celu wypełnienia ciążących na administratorze obowiązków prawnych do momentu wygaśnięcia obowiązków przechowywania danych wynikających z przepisów prawa. 6. Przysługujące prawa: Ma Pani/Pan prawo do dostępu do treści swoich danych osobowych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, usunięcia, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz przenoszenia danych osobowych. Przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody co do przetwarzania danych w dowolnym momencie. Aby skorzystać z tych praw, należy skontaktować się z Administratorem (dane kontaktowe podane są powyżej). Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. 1. Data Administrator: SIMTERACT SPÓŁKA AKCYJNA z siedzibą 20-262 Lublin, ul. B. Dobrzańskiego 3, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Lublin Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000847596, NIP: 9462665230, REGON: 366109153. Email: praca@simteract.com 2. The purpose of data processing: implementation of recruitment processes and fulfillment of legal obligations imposed on the administrator by virtue of European Union law or Polish law. 3. Legal basis: Labor Code art. 22(1) and Regulation 2016/679 of the European Parliament and of the Council (EU) of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46 / EC (general regulation on protection data) art. 6. 4. Requirement to provide data: Providing data in the scope specified in the provisions of the Labor Code is voluntary, but necessary for participation in recruitment. Providing additional personal data is voluntary. 5. The period of data processing and storage: Data collected for the purpose of the recruitment process will be processed for a period of 12 months, and data collected in order to conduct future recruitment will be processed for a period of 24 months from the moment of receiving application. The data will be stored in order to fulfill the legal obligations incumbent on the administrator until the data storage obligations resulting from legal provisions expire. 6. Existing rights: You have the right to access your personal data, rectify them, limit their processing, delete, object to data processing and transfer personal data. You have the right to withdraw your consent regarding data processing at any moment. To use these rights, please contact the Administrator (contact details are given above). You have the right to lodge a complaint with the supervisory body dealing with the protection of personal data.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez SIMTERACT S.A. w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko. I hereby give consent for my personal data to be processed by SIMTERACT S.A. for the purpose of conducting recruitment for the position for which I am applying.

Wyrażam również zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez SIMTERACT S.A na potrzeby przyszłych rekrutacji. I also consent to processing of my pe rsonal data by SIMTERACT S.A. for the purposes of any future recruitment processes.